home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Sapphire Collection / Software Vault (Sapphire Collection) (Digital Impact).ISO / cdr49 / cs415sw.zip / OI.HLP < prev    next >
Text File  |  1994-07-13  |  9KB  |  190 lines
  1. Contact Scheduler v. 4.15 - Feature/Options Explanations
  2.  
  3. Click on the Menu option in the lower right corner of the screen or
  4. press the 'M' key to display the pop-up options menu.
  5.  
  6. You can use the up and down arrow keys to move the cursor selection
  7. bar or use the right and left arrow keys to skip 20 options at a time
  8. essentially moving to the top and bottom of the options menu.
  9.  
  10. Alternately you can press the appropriate function key combinations
  11. (F2, Alt-F2, Shift-F2, Ctrl-F2) without displaying the menu once you
  12. memorize the keys and options they represent.
  13.  
  14. F1 - Next Record:       Displays the next ascending record in the file
  15.                         or the matched group if a match group is set
  16.                         to something other than 'ALL'. Pessing the Up
  17.             Arrow or Right Arrow keys will also display the
  18.             next record.
  19.  
  20. F2 - Previous Record:   Displays the next descending record in the file
  21.                         or the matched group is a match group is set to
  22.                         something other than 'ALL'. Pressing the Down
  23.             Arrow or the Left Arrow keys will also display
  24.             the next descending record.
  25.  
  26. NOTE: You may use the 'HOME' key to move to the first record from
  27. anywhere within the file. Converely, you may use the 'END' key to
  28. move to the last record in the file. Using 'Page Up' and 'Page Down'
  29. will advance or retreate the record count by 25.
  30.  
  31. F3 - Add Record:        Use this option to add a new record to the file.
  32.             Pressing the INS key will also add a new record.
  33.  
  34. F4 - Edit Record:       Use this option to edit the currently displayed
  35.                         record. Clicking on a field allows you to edit
  36.                         that field alone, this option allows you to edit
  37.                         all the field by using the arrows keys to move
  38.                         forward or backward through the fields.
  39.  
  40. NOTE: While Adding or Editing a record, the 'ESC' key will end the edit
  41. mode and return you to view mode, saving the data that is currently
  42. displayed. A Group Name is REQUIRED in order to end the edit mode.
  43.  
  44. F5 - Tag/Untag:         Tags or untags a record.
  45.  
  46. F6 - Mass Tag/Untag:    Tags all records in the file or in the matched
  47.                         group if Match Group is not 'ALL'.
  48.  
  49. F7 - Match Group:       Displays the Match Group selection menu which
  50.                         allows you to select a group name that CS4
  51.                         will use to display records for.
  52.  
  53. F8 - List Groups:       This option is an information option that
  54.                         displays all the groups you are currently
  55.                         using.
  56.  
  57. F9 - Rename Group:      Allows you to change the name of a group.
  58.  
  59. F10 - Quit CS:          Exits the program.
  60.  
  61. Alt-F1 - Re-Index:      Re-Indexes the master file and the index files
  62.                         removing all deleted records and group names
  63.                         that are no longer in use.
  64.  
  65. Alt-F2 - DOS Mail Mrg:  Allows you to create an ASCII Mail Merge file
  66.                         that can be used with most commercial word
  67.                         processors. See the Help section on Mail Merge
  68.                         formats for more information.
  69.  
  70. Alt-F3 - Add Tag Cmnt:  Allows you to add a comment to ALL tagged
  71.                         records. This option will respect a matched
  72.                         group if one is specified.
  73.  
  74. Alt-F4 - Backup Data:   Creates a duplicate of all the data and index
  75.                         files with a .BAK extension in the current
  76.                         directory.
  77.  
  78. Alt-F5 - Restore Data:  Copies the data from any .BAK data and index
  79.                         files to the current work files. This option
  80.                         will overwrite your existing database.
  81.  
  82. Alt-F6 - Search Forwrd: Allows you to search for a record based on a
  83.                         string you enter. This search will start at
  84.                         record number 1 and ascend through the end of
  85.                         the file. This option respects a matched group
  86.                         specification.
  87.  
  88. Alt-F7 - Search Backwd: Allows you to search for a record based on a
  89.                         string you enter. This search will start at
  90.                         then end of the file and descend through record
  91.                         number 1. This option respects a matched group
  92.                         specification.
  93.  
  94. Alt-F8 - Search Topic:  Allows you to search for a record based on a
  95.                         string you enter. This search will start at
  96.                         record number 1 and ascend through the end of
  97.                         the file. This option respects a matched group
  98.                         specification and is based on the keywords or
  99.                         sentence entered in the topics field.
  100.  
  101. Alt-F9 - Delete Record: Deletes the currently displayed record and
  102.                         displays the next record in the file or match
  103.                         group. Pressing the DEL key will also delete
  104.             the current record.
  105.  
  106. Alt-F10 - Imp. CS File: Imports a different CS4 file into your existing
  107.                         file that the program is using currently.
  108.  
  109. Ctrl-F1 - Calculator:   Launches the pop-up calculator for quick
  110.                         arithmetic. Basic functions.
  111.  
  112. Ctrl-F2 - Calendar:     Launches the pop-up calendar to quickly set a
  113.                         date. Can be used to enter a date in the 
  114.                         follow-up date field.
  115.  
  116. Ctrl-F3 - Del. Group:   Allows you to delete all the records in a given
  117.                         group.
  118.  
  119. Ctrl-F4 - DOS Shell:    Drops you into a DOS shell. Type 'EXIT' at the
  120.                         DOS prompt to return to CS4.
  121.  
  122. Ctrl-F5 - Comb. Group:  Allows you to combine one group with another 
  123.                         group. Similar to Rename Group and may be
  124.                         combined in the future as more features are 
  125.                         added.
  126.  
  127. Ctrl-F6 - Match FUD:    Similar to Match Group except this option sets
  128.                         the search option to a range of dates and then
  129.                         displays records whose Follow-Up Date (FUD) 
  130.                         falls within that date range. Cannot be used in
  131.                         conjunction with match group. To clear the Match
  132.                         FUD option, enter 00/00/00 or all spaces.
  133.  
  134. Ctrl-F7 - Autodialer:   Displays the autodialer menu. Position the
  135.                         cursor on the number you wish to dial and press
  136.                         'Enter'. Pick up the phone and press any key
  137.                         after you hear the number dialed and your call
  138.                         will be transferred from the modem to the phone.
  139.  
  140. Ctrl-F8 - Rept. Gen.:   Launches the CS4 Custom Report Generator. See 
  141.                         manual for more information.
  142.  
  143. Ctrl-F9 - Select Prtr:  Allows you to select the printer you are using 
  144.                         as well as the COM port for the autodialer.
  145.  
  146. Ctrl-F10 - Help System: Launches the help system you are in now.
  147.  
  148. Shift-F1 - Print Env.:  Sends the 1st or 2nd address of the displayed
  149.                         record to the selected printer formatted to be
  150.                         printed on an envelope.
  151.  
  152. Shift-F2 - Print Label: Prints a mailing label for the currently
  153.                         displayed record.
  154.  
  155. Shift-F3 - Print Rept.: Prints a report for the currently displayed
  156.                         record.
  157.  
  158. Shift-F4 - Prt Grp Lab: Print Group Labels prints mailing labels for
  159.                         all records in the selected Match Group. If
  160.                         the Match Group is 'ALL' then labels for all
  161.                         records will be printed.
  162.  
  163. Shift-F5 - Prt Grp Rep: Print Group Reports prints reports for all
  164.                         records in the selected Match Group. If the
  165.                         Match Group is 'ALL' then labels for all
  166.                         records will be printed.
  167.  
  168. Shift-F6 - Prt Tag Lab: Print Tagged Labels prints mailing labels for
  169.                         all records tagged in the CS4 database. This
  170.                         option respects any Match Group criteria as
  171.                         well.
  172.  
  173. Shift-F7 - Prt Tag Rep: Print Tagged Reports print reports for all
  174.                         records tagged in the CS4 database. This
  175.                         option respects any Match Group criteria as
  176.                         well.
  177.  
  178. Shift-F8 - Prt FUD Rep: Print Follow-Up Date Report prints a report
  179.                         of all records with FUD's that are within a
  180.                         range of dates you specify.
  181.  
  182. Shift-F9 - Prt Act Rep: Print Activity Report prints a report of all
  183.                         records with a Last Edit Date that falls within
  184.                         a range of dates you specify.
  185.  
  186. Shift-F10 - Prt Mrg:    Print Merge List prints a report showing all
  187.                         data in a DOS Mail Merge file that you specify.
  188.                         This report prints all format codes as well.
  189.  
  190.